Médico laboral

La respuesta corta

Toda empresa con trabajadores necesita un médico laboral, aunque no lo tenga en nómina: sin él no hay examen de pre-ingreso, ni periódico, ni de egreso válidos, y los seis estándares de salud de la Resolución 0312 de 2019 —del 3.1.1 al 3.1.6— quedan en cero. Lo que el médico laboral le entrega es el concepto médico ocupacional con recomendaciones o restricciones, el diagnóstico de condiciones de salud de la población y el ingreso de cada persona a los programas de vigilancia epidemiológica. Lo que no le entrega, porque la ley se lo prohíbe, es la historia clínica.

Y lo que usted tiene que darle es lo que casi nadie da: los perfiles de cargo, la programación en horario laboral y la adaptación del puesto en veinte días hábiles cuando el concepto trae una restricción.

Si lo que necesita es entender los exámenes —cuáles son, cada cuánto, qué dice el profesiograma—, eso está desarrollado en medicina laboral. Esta página es sobre el profesional y sobre cómo contratar su servicio.

Qué es un médico laboral y en qué se diferencia del médico de la EPS

El médico de la EPS trata la enfermedad de la persona. El médico laboral evalúa la relación entre la persona y su puesto: si las condiciones del trabajo pueden afectar su salud, si su salud le permite hacer ese trabajo con seguridad y qué hay que ajustar en el puesto para que ambas cosas sean ciertas. Son dos miradas distintas y la ley las separa con una licencia.

El artículo 17 de la Resolución 1843 de 2025 lo dice sin matices: las evaluaciones médicas ocupacionales «deben ser realizadas por médicos especialistas en seguridad y salud en el trabajo, con licencia vigente en Seguridad y Salud en el Trabajo». Esa licencia la regula el Ministerio de Salud —no el de Trabajo— a través de la Resolución 754 de 2021, cuyo anexo de campos de acción fue sustituido por la Resolución 1151 de 2022.

La única excepción es territorial: donde la secretaría de salud del departamento certifique que no hay médicos con esa especialización, pueden actuar médicos con mínimo dos años de experiencia en SST, inscritos ante esa secretaría y solo mientras dure la escasez.

Tres consecuencias prácticas de ese artículo:

• Un certificado de «apto» firmado por un médico general sin licencia SST no es un examen ocupacional. Para una auditoría es un papel.
• La licencia se verifica, no se presume: el número va impreso en cada concepto (artículo 19, literal i) y se consulta en la secretaría de salud que la expidió.
• La especialización es de la persona, no de la institución. Una IPS habilitada que pone a firmar a un médico sin licencia incumple igual.

Qué firma un médico laboral y qué no puede firmar

Lo que sí firma y usted recibe:

1. El concepto médico ocupacional (artículo 19). Es el único documento que el médico remite al empleador, y tiene un contenido mínimo de nueve puntos: identificación del trabajador y del empleador, fecha y ciudad, actividad económica, EPS, AFP y ARL, firma del trabajador en constancia de entrega, recomendaciones o restricciones para el ejercicio de la labor y los datos completos del médico con su número de licencia.
2. El diagnóstico de condiciones de salud de la población trabajadora (artículo 20), obligatorio para cualquier persona natural o jurídica que haga evaluaciones, y que el artículo 4 literal g obliga a entregar en diciembre de cada año y sin costo adicional.
3. El ingreso del trabajador a los sistemas de vigilancia epidemiológica que correspondan (artículo 4 literal f), que es lo que convierte un examen suelto en un programa.
4. La remisión del trabajador a los servicios de atención en salud cuando sospecha o diagnostica una patología, laboral o común, para que allí se inicie el trámite de determinación de origen (artículo 27).

Lo que la ley le prohíbe:

• Entregarle la historia clínica. El artículo 31 la declara «estrictamente confidencial» y parte de la reserva profesional; solo puede salir por orden judicial, con autorización escrita del trabajador para fines médicos, a otro prestador con su consentimiento, o a la entidad que califica el origen o la pérdida de capacidad. El empleador no está en la lista.
• Escribir «no apto». El parágrafo del artículo 19 lo prohíbe salvo en los casos de aptitud reglados aparte (conductores y trabajo en alturas, artículo 2). El concepto debe decir qué restricción hay, por cuánto tiempo y si necesita seguimiento.
• Exigir pruebas de embarazo, VIH o VDRL como requisito para entrar o permanecer (artículos 21 a 23). La prueba de embarazo solo cabe con consentimiento previo y cuando el trabajo implique un riesgo real para la gestación, y el artículo 22 pone la carga de la prueba en el empleador.
• Hacer valoraciones complementarias sin consentimiento informado, libre, previo y por escrito (artículo 18, parágrafo).

Cuándo su empresa necesita un médico laboral

Siempre que haya un trabajador, y en seis momentos concretos. El artículo 8 de la Resolución 1843 ya no habla de tres exámenes sino de seis evaluaciones: pre-ingreso, periódicas (programadas o por cambio de ocupación), egreso, post-incapacidad, retorno laboral y de seguimiento o control. Todas las firma un médico laboral.

Dos artículos añaden exigencias que se olvidan. El 28 obliga a evaluaciones específicas según el factor de riesgo al que esté expuesto cada trabajador —no una batería igual para todos—, y el 10.A exige que los criterios y métodos de las evaluaciones periódicas estén «previamente definidos y técnicamente justificados en los programas de vigilancia epidemiológica». Un examen periódico sin un programa de vigilancia detrás no tiene criterio, y así lo lee un inspector.

Médico contratado o IPS de salud ocupacional: qué cambia de verdad

Hay dos formas válidas de tener un médico laboral. Contratar el servicio a un prestador de servicios de medicina de seguridad y salud en el trabajo —una IPS habilitada—, que es lo habitual, o vincular directamente a un médico especialista con licencia, que solo tiene sentido en empresas grandes o con servicio médico propio habilitado.

La trampa más costosa está en la fila de la custodia. El artículo 30, literal b, dice que «en ningún caso» el empleador puede tener, conservar o anexar copia de la historia clínica a la hoja de vida del trabajador, salvo que tenga vinculado un médico especialista o un servicio de medicina laboral habilitado y, además, la autorización expresa del trabajador. La carpeta de personal con los resultados de laboratorio dentro es el hallazgo más repetido en las empresas que recibimos, y es a la vez una infracción a la 1843 y a la Ley 1581 de 2012 de datos personales.

Lo que su empresa tiene que darle al médico laboral

El error más común es tratar el examen como un trámite que hace la IPS. El artículo 5 de la Resolución 1843 pone cinco cargas concretas sobre el empleador, y las cinco dejan registro que se audita:

1. Pagar la evaluación y las pruebas complementarias que pida el médico (literal a), y los desplazamientos y la manutención cuando la periódica exija un traslado intermunicipal (literal b). Nunca se le descuenta al trabajador.
2. Programarla dentro de la jornada laboral (literal c). Citar al trabajador un sábado por su cuenta es incumplir.
3. Entregar los perfiles de cargo con descripción de las tareas y del medio donde se realizan (literal d), y conservar la evidencia de esa entrega como registro del SG-SST. Es exactamente el estándar 3.1.3 de la Resolución 0312, «Información al médico de los perfiles de cargo». Sin perfil, el médico no sabe qué evaluar y el concepto sale genérico.
4. Adaptar el puesto a las recomendaciones o restricciones del concepto en un plazo no mayor de veinte días hábiles desde la evaluación (literal f). Es el estándar 3.1.6.
5. Comunicar por escrito a cada trabajador el concepto emitido y conservar la evidencia (literal i).

A eso se suman las obligaciones generales que el mismo artículo mete en el SG-SST: implementar los sistemas de vigilancia epidemiológica según los riesgos y el diagnóstico de salud (literal e), campañas de prevención de farmacodependencia, alcoholismo y tabaquismo (literal g) y un programa de pausas activas en la jornada (literal h).

Lista de chequeo para contratar un médico laboral o una IPS

Esta es la lista que usamos antes de recomendar un prestador a una empresa que administramos. Las ocho preguntas se responden con un documento, no con una promesa comercial.

1. ¿Quién firma los conceptos y cuál es su número de licencia SST? Se pide el nombre y se verifica la licencia en la secretaría de salud. Artículo 17.
2. ¿La IPS está habilitada para medicina del trabajo? Se pide el código de habilitación y se consulta en el REPS del Ministerio de Salud. Artículo 4, literal a, y Resolución 3100 de 2019.
3. ¿Cuánto dura la consulta? Si la propuesta no garantiza veinte minutos por trabajador, incumple el artículo 4, literal b. Los «paquetes» de tres minutos por persona son la forma más rápida de tener conceptos que no valen.
4. ¿El concepto trae los nueve contenidos del artículo 19 y la temporalidad de cada restricción? Se pide un modelo en blanco.
5. ¿El trabajador recibe copia de la evaluación y de sus pruebas, con constancia? Artículo 4, literal d.
6. ¿Entregan el diagnóstico de condiciones de salud en diciembre y sin costo? Artículo 4, literal g. Si lo cobran aparte, están cobrando una obligación.
7. ¿Quién custodia la historia clínica y cómo se entrega una copia foliada al trabajador que la pida? Artículo 30, literales a y c. Si la respuesta es «se la mandamos a la empresa», el prestador incumple y usted también.
8. ¿Notifican por correo las inasistencias y remiten al trabajador a los servicios de salud cuando sospechan una patología? Artículo 4, literal h, y artículo 27.

Dónde se audita el médico laboral dentro del SG-SST

En la Resolución 0312 de 2019 la salud de los trabajadores vale el 9 % de la calificación, repartido en seis estándares de un punto cada uno, y todos dependen del médico laboral:

Lo que el auditor mira no son los exámenes: son los registros. La constancia de entrega de los perfiles de cargo, los conceptos con firma y licencia, la evidencia de que cada restricción se adaptó y en qué fecha, el diagnóstico de salud de diciembre y una carpeta de personal sin historias clínicas dentro. Cuando la administración del SG-SST la lleva un tercero, ese cruce entre lo que firma el médico y lo que registra la empresa es parte del servicio; cuando la lleva la empresa, hay que asignarlo por escrito a alguien.

Errores que encontramos al recibir una empresa

• La historia clínica en la carpeta de personal. Resultados de laboratorio y la valoración completa grapados a la hoja de vida. Infringe el artículo 30 de la 1843 y la Ley 1581.
• Conceptos que dicen «apto» o «no apto» y nada más. Sin restricciones, sin temporalidad, sin licencia impresa. No cumplen el artículo 19 y no sirven para el estándar 3.1.6.
• Exámenes sin perfil de cargo. El médico evaluó «a un operario» sin saber qué hace ni con qué. Falla el estándar 3.1.3 y el concepto sale genérico.
• Periodicidad «anual» porque sí. El artículo 15 exige que la defina la empresa con justificación técnica ligada a la exposición. Anual sin sustento es tan indefendible como trienal sin sustento.
• La restricción que nadie adaptó. El concepto llegó hace ocho meses con «evitar carga superior a 10 kg» y la persona sigue en el mismo puesto. Los veinte días hábiles del artículo 5 se agotaron hace mucho.
• El diagnóstico de salud que nunca se pidió. La IPS lo cobra aparte o no lo entrega, y la empresa no sabe que el artículo 4, literal g, lo hace gratuito y anual.
• Pruebas de embarazo en el pre-ingreso. Todavía aparecen en los «paquetes» de algunas IPS. Desde el artículo 22, la carga de demostrar que no fue discriminatorio la tiene la empresa.