Reporte de Autoevaluación de Estándares Mínimos. (SG-SST)
Reporte de Autoevaluación de Estándares Mínimos (SG-SST) Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo es un paso clave para garantizar el cumplimiento de la normatividad colombiana en Seguridad y Salud en el Trabajo. Este reporte tiene como objetivo proporcionar información clara y actualizada para que las empresas realicen su autoevaluación de manera efectiva. En Medina SST Empresarial SAS, nos especializamos en guiar y apoyar a las empresas en este proceso, asegurando que cumplan con los requisitos legales de forma eficiente y personalizada.
Contexto y Normatividad Relevante
Como consecuencia de lo señalado todas las empresas y entidades destinatarias de la presente circular deberán registrar la autoevaluación correspondiente al año 2024, en la aplicación disponible en el dominio https://sgrl.mintrabajo.gov.co, dentro del periodo comprendido entre el 03 de febrero y el 28 de marzo de 2025. Circular 009 de enero de 2025
Durante el mes de enero de 2025, el aplicativo se encontrará inhabilitado, por ajustes técnicos.
Previo a realizar el proceso de reporte de autoevaluación, es necesario que sean revisados los instructivos, FAQ de preguntas frecuentes y videos detallados que explican el paso a paso, los cuales se encuentran en el acceso –Ayuda Audiovisual– para el reporte de Autoevaluación de Estándares Mínimos. El servicio de soporte que brinda el Ministerio del Trabajo estará enfocado en atender las solicitudes que no se encuentren relacionadas en dicho material, y se deberá solicitar a través del correo electrónico: sgrldatosti©mintrabajo.gov.co
Así mismo, en cumplimiento a lo establecido en el artículo 26 de la Resolución No. 0312 de 2019, que establece que, «Desde enero del año 2020 en adelante, (…) en el mes de diciembre las empresas deberán: 1. Aplicar la autoevaluación conforme a la Tabla de Valores y Calificación de los Estándares Mínimos del Sistema de Gestión de SST, mediante el diligenciamiento del formulario de evaluación establecido en el artículo 27 de la presente Resolución» se reitera el uso del aplicativo habilitado por el Ministerio del Trabajo en la página web del Sistema General de Riesgos Laborales como único instrumento autorizado para realizar el registro de estándares mínimos, dado que no existe otro medio avalado por el Ministerio del Trabajo para tal fin.
Para garantizar el éxito en el cumplimiento de estas directrices, es vital que las empresas comprendan cómo navegar en el sistema y resolver las preguntas frecuentes. En Medina SST Empresarial SAS, entendemos las dificultades que las organizaciones enfrentan y trabajamos para ser su aliado estratégico en este cumplimiento.
«Es importante resaltar que este es el único medio oficial reconocido por el Ministerio del Trabajo, por lo que cualquier otra forma de registro no será válida para el cumplimiento de la normatividad vigente.»
1.Acceso al Sistema de Información SGRL
1.1 Problemas Comunes de Acceso y Soluciones
- No hay acceso al sistema: Valide que esté utilizando la URL correcta: SGRL. Asegúrese de borrar cookies y caché del navegador.
- Error al registrar la empresa o usuario: Tenga a mano todos los datos requeridos y evite demoras para evitar que la sesión expire.
- Problemas con el Captcha: Este mensaje puede deberse a configuraciones de seguridad del navegador. Limpie la caché y reinicie el proceso.
Con el apoyo de Medina SST Empresarial SAS, garantizamos que estos pasos se realicen de manera adecuada para evitar contratiempos.
2.Roles y Usuarios en el SG-SST
2.1 Administrador de Entidad
El rol de Administrador de Entidad permite gestionar usuarios, asignar responsabilidades y proteger el acceso a la información. Este usuario tiene la facultad de:
- Crear y desactivar usuarios.
- Asignar el rol de Responsable SG-SST.
- Generar reportes relacionados con la autoevaluación y el plan de mejoramiento.
En Medina SST Empresarial SAS, orientamos a las empresas para que el Administrador de Entidad desempeñe sus funciones de manera efectiva y sin errores.
2.2 Responsable SG-SST
Este rol corresponde al profesional encargado de presentar la autoevaluación y los planes de mejora. Algunas características clave de este rol incluyen:
- Requiere tener el curso de 50 horas vigente.
- Puede asesorar a varias empresas, siempre que cada empresa lo registre con un correo electrónico único.
Medina SST Empresarial SAS capacita a los Responsables SG-SST para que cumplan con las normatividad y realicen su labor con excelencia.
3. Presentación de la Autoevaluación de Estándares Mínimos
3.1 Procedimientos y Plazos
- Plazo de presentación: Según la Circular 093 de 2023, el plazo es hasta el 29 de marzo de 2024, y asi debe ser de cada año.
- Pasos para presentar la autoevaluación:
- Ingrese al sistema SGRL.
- Complete los formularios requeridos.
- Cargue el plan de mejoramiento en formato Excel.
Con nuestra guía, las empresas pueden cumplir con estos pasos sin complicaciones.
3.2 Resolución de Errores Frecuentes
- Errores en la calificación: Solicite la anulación al correo sgrldatosti@mintrabajo.gov.co.
- No aparece la opción de autoevaluación: Valide que el usuario tenga el rol de Responsable SG-SST.
En Medina SST Empresarial SAS, ayudamos a corregir estos errores de manera rápida y eficiente.
4.Correos Electrónicos y Confirmaciones
4.1 Activación y Modificación de Correos
El sistema no envía correos de confirmación automáticos. Para cambiar un correo registrado:
- Ingrese al sistema como Administrador de Entidad.
- Acceda a «Gestín de Usuarios».
- Actualice la información de correo electrónico.
Medina SST Empresarial SAS asegura que las modificaciones se realicen correctamente para evitar bloqueos.
5.Manejo de Errores en el Registro de la Empresa y Usuarios
5.1 Soluciones a Registros Erróneos
- Error en el NIT o razón social: Solicite la corrección al correo oficial del sistema, incluyendo los soportes legales necesarios.
- Cambio de rol asignado por error: Reasigne el rol desde la opción «Gestín de Usuarios».
5.2 Ajustes en Categorías Incorrectas
Si una empresa se registró como UPA por error, se debe enviar una solicitud detallada al correo sgrldatosti@mintrabajo.gov.co. En Medina SST Empresarial SAS, nos encargamos de gestionar estas solicitudes para nuestros clientes.
6.Particularidades de las Unidades Residenciales y Conjuntos Cerrados
Información a Registrar
En unidades residenciales o conjuntos cerrados que no tienen trabajadores directos, se debe:
- Registrar el número de trabajadores contratados indirectamente.
- Seleccionar la ARL del administrador de la unidad.
Medina SST Empresarial SAS ofrece asesoría para cumplir con estos requerimientos específicos.
Conclusión
El reporte de autoevaluación de estándares mínimos es una pieza fundamental para garantizar la seguridad y salud de los trabajadores. En Medina SST Empresarial SAS, no solo ayudamos a las empresas a cumplir con la normatividad, sino que también les brindamos un apoyo integral para optimizar sus procesos y garantizar la efectividad de su Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo.
Si tu empresa necesita cumplir con la autoevaluación de estándares mínimos, ¡estamos aquí para ayudarte!
PASO 1 | Registro de empresa y usuario administrador
Preguntas Frecuentes
¿Qué es el Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo (SG-SST)?
El SG-SST es un conjunto de políticas, procesos y acciones diseñadas para mejorar las condiciones laborales, prevenir accidentes y enfermedades laborales, y garantizar el bienestar de los trabajadores. Su implementación es obligatoria para todas las empresas en Colombia, según el Decreto 1072 de 2015 y la Resolución 0312 de 2019.
¿Cuáles son las obligaciones de un empleador en materia de SST?
El empleador debe:
- Implementar y mantener el SG-SST.
- Identificar, evaluar y controlar los riesgos laborales.
- Garantizar exámenes médicos ocupacionales.
- Capacitar a los trabajadores en prevención de riesgos.
- Reportar accidentes y enfermedades laborales a la ARL.
- Suministrar los elementos de protección personal adecuados.
¿Cuáles son los principales riesgos laborales en una empresa?
Los riesgos pueden clasificarse en:
✔ Físicos: Ruido, vibraciones, iluminación deficiente.
✔ Químicos: Sustancias tóxicas, vapores, polvos.
✔ Biológicos: Virus, bacterias, hongos.
✔ Ergonómicos/Biomecanico: Posturas forzadas, movimientos repetitivos.
✔ Psicosociales: Estrés, acoso laboral, carga mental excesiva.
✔ Mecánicos: Uso de maquinaria y herramientas peligrosas.
Condiciones de seguridad
✔Mecánico: (elementos o partes de máquinas, herramientas, equipos,
piezas a trabajar, materialesproyectados sólidos o fluidos)
✔Eléctrico: (alta y baja tensión,estática)
✔Locativo: (sistemas y medios de almacenamiento), superficies de
trabajo (irregulares, deslizantes,con diferencia del nivel),
condiciones de orden y aseo,(caídas de objeto)
✔Tecnológico: (explosión, fuga, derrame, incendio)
✔Accidentes de tránsito
✔Públicos (robos, atracos, asaltos, atentados, de orden público, etc.)
✔Trabajo en alturas
✔Espacios confinados
¿Qué documentos debe tener una empresa para cumplir con el SG-SST?
Para cumplir con la normatividad, la empresa debe contar con:
📄 Matriz de identificación de peligros y evaluación de riesgos (GTC 45).
📄 Política de SST firmada por la alta dirección.
📄 Programa de capacitación en riesgos laborales.
📄 Planes de emergencia y brigadas de primeros auxilios.
📄 Registro de accidentes y enfermedades laborales.
📄 Autoevaluación de estándares mínimos registrada en el SGRL.
Otros según resolución 0312 de 2019 y Decreto 1072 de 2015.
¿Cómo se mide el cumplimiento del SG-SST en una empresa?
Se mide a través de la autoevaluación de estándares mínimos establecida en la Resolución 0312 de 2019, que debe realizarse anualmente y reportarse en el SGRL del Ministerio del Trabajo. También se pueden hacer auditorías internas y externas para verificar la efectividad del sistema.
¿Qué es un Plan de Emergencias y por qué es importante?
Es un documento que establece los procedimientos y recursos necesarios para actuar ante incendios, sismos, fugas de sustancias químicas y otras situaciones críticas o amenazas. Su importancia radica en que permite proteger vidas, reducir pérdidas materiales y garantizar la continuidad del negocio.
¿Cuáles son los beneficios de una buena gestión de SST en una empresa?
✔ Reducción de accidentes y enfermedades laborales.
✔ Cumplimiento legal y prevención de sanciones.
✔ Mejora del ambiente laboral y aumento de la productividad.
✔ Menos costos por incapacidades y demandas.
✔ Mayor reputación y confianza de clientes e inversionistas.
¿Qué es el Comité Paritario de Seguridad y Salud en el Trabajo (COPASST) y cuál es su función?
El COPASST es un comité Paritario de seguridad y salud en el trabajo: formado por representantes de empleadores y trabajadores, encargado de vigilar, asesorar y promover la implementación del SG-SST. Su función principal es ayudar a la empresa a mejorar la prevención de riesgos y el cumplimiento normativo..
¿Cuáles son las consecuencias de no cumplir con la normatividad en SST?
El incumplimiento puede generar:
- Multas de hasta 500 SMMLV (Superintendencia de Trabajo).
- Cierre temporal o definitivo de la empresa.
- Acciones legales por accidentes o enfermedades laborales.
- Pérdida de confianza y reputación.
¿Por qué es vital invertir en SST en una empresa?
Porque un trabajador seguro, sano y motivado es el mayor activo de una empresa. Implementar un SG-SST no solo evita sanciones, sino que protege vidas, mejora el clima organizacional y aumenta la competitividad de la empresa. Un accidente laboral puede costar millones, pero la prevención es mucho más económica y garantiza la sostenibilidad del negocio a largo plazo.